Un produs ERP complet integrat pentru activitatile de transporturi, logistica si curierat ce duce fluxul operational si raportarea analitica pe care o doresc managerii in acest domeniu la un nivel avansat, permitand controlul si planificarea unei activitati intr-un mediu de business extrem de competitiv. Activitatea de transporturi este parametrizata in Ascent ERP atat pentru fluxul derulat cu parcul propriu, cat si pentru procesele de gestionare a comenzilor atrase in activitatea de casa de expeditii, folosind flotele tertilor. Dintre facilitati putem aminti:
Managementul parcului auto
- Evidentierea parcului auto cu toate caracteristicile tipurilor de masini utilizate (cap tractor, semiremorca, camion 7.5 t, etc ).
- Evidenta asigurarilor si alte avize sau licente care au date de expirare - cu atentionare in prealabil a expirarii acestora pe email folosind un reminder presetabil sau prin generarea unui autoreport;
- Gestionarea anvelopelor pe serie unica de identificare in functie de tipul masinii: pozitii posibile de montaj, mm de banda de rulare pentru anvelopa in momentul montari, rotirea anvelopelor in functie de kilometri parcursi in luna, rapoarte de avertizare cu anvelopele sub o valoare minima in mm a benzii de rulare – corespunzator nivelului maxim de uzura, necesar de aprovizionare anvelope in functie de valoarea in mm a benzii de rulare;
-Urmarirea consumurilor de piese sau alte consumabile pe tip masina cu evidentierea kilometrilor in momentul schimbului, sofer aferent, marca piesa, mecanic care a efectuat inlocuirea si timpul realizat; se trimite automat cheltuiala aferenta consumului in modulul contabilitate-financiar la nivel de centru de cost(consumuri pe luna )/venit (venituri realizate pe luna) la nivelul fiecarei resurse de natura parcului auto identificata prin numar de inmatriculare al masinii.
- Evidentierea inventarelor aferente fiecarei masini, generarea de procese verbale de predare-primire pentru soferi, si posibilitatea de atasare poze cu starea masinii cu ocazia inventarierii masinii sau in momentul schimbarii soferului; procese verbale de imputare soferi in momentul constatarii lipsurilor sau a altor evenimente/masina.
- Evidentierea verificarilor lunare sau cu o alta frecventa pe tipuri de masina si urmarirea anumitor parametri in functie de data reviziei, mecanic, km, masuratori, constatari sau recomandari; rapoarte automate pe masini/soferi care nu au efectuat verificarile obligatorii, istoric verificari pe masini si soferi, sesizari soferi.
- Comanda service - pentru parcul propriu sau lucrari executate catre terti, evidentierea devizelor, mecanici, timpi normati si realizati in functie de manopera efectuata, evidentierea pieselor cu serie unica, evidentierea garantiilor aferente manoperei, istoric masina, factura pe comanda/deviz corelata cu limita de creditare stabilita pe client, verificata inca din momentul comenzii.
- Gestionarea informatiilor despre soferi - cu datele personale, istoric soferi, evenimente soferi, documente soferi care expira cu atentionare pe email sau autoreport, avertismente soferi, penalizari soferi, posibilitatea de atasare documente aferente evenimentelor.
Comenzile de transport in regim propriu sau casa de expeditii
- Elaborarea ofertelor de transport catre client, urmate de accept client sau refuz client - respectiv motiv refuz client - pentru analize ulterioare.
- Comenzi transport - onorate prin parc propriu sau in regim de casa de expeditie, corelate cu limita de creditare pe client; evidentierea locurilor de incarcare/descarcare (tara , oras , localitate - adrese complete), tip paleti, numar paleti, greutate, volum, masina, sofer, pret comanda, dosar (cursa tur-retur), numar comada, posibilitatea de upload a documnetelor CMR in sistemul ERP, status comenzi client vizualizabil pe culori in functie de datele procesate de dispeceri sau operatori pe comenzi.
- Factura automata pe comanda client in momentul upload-ului pentru arhivare in sistemul ERP a documentelor CMR, cu posibilitatea consultarii detaliilor comenzilor "deschise" sau a comenzilor facturate.
- Evidentierea avansurilor pe soferi, calculul automat al diurnei, diferenta de curs la avans, relationate cu o cursa (dosar) tur-retur etc.
- Analize financiare la nivel de comanda client, numar dosar(numar de cursa), km/comanda, km/dosar, venituri versus cheltueli pe nr_masina aferente comenzii, dosarului sau perioadei; costuri pe km/nr_masina/ luna, comenzi facturate/nefacturate, comenzi facturate/neincasate, scadente pe intervale de timp(in 7 zile, in 14, 30 zile etc), comenzi facturate/depasite ca scadenta la facturi (overdues).
Comenzile de curierat
- Gestionarea comenzilor de curierat, incepand cu datele solicitarii (informatii despre expeditor, solicitant si destinatar ), serviciile solicitate (nr. colete, greutate fizica, greutate volumetrica, tipul de serviciu, tipul expeditiei, descrierea marfii, valoarea marfii respectiv asigurare);
- Administrarea informatiilor despre resursele proprii necesare efectuarii expeditiei (agent, zona, curier, masina, telefon);
- Gestionarea integrata in comanda a tarifarului in functie de zone (national/international), numar de colete, greutate/volum, tipul de serviciu (inclusiv taxa de combustibil, taxa EAS, taxa manipulare, taxa livrare colete mari, servicii de livrare peste week-end, drepturi vamale, etc);
- Evidentierea informatiilor despre facturare si plata - termen, modalitate, plata la expeditor/la destinatar/la solicitant, tip de factura si regim TVA ce este identificata automat din “teritorialitatea” operatiunilor (intracomunitara, extracomunitara – scutit cu drept de deducere, extracomunitara cu TVA, invoice etc.);
- Centralizare si analiza a solicitarilor “nerealizate”, incluzand motive de refuz client si alte informatii relevante prentru politica comerciala si pozitionarea fata de concurenta;
- Facturarea automata a solicitarilor care devin comenzi realizate si incarcarea automata a conditiilor comerciale prestabilite pentru clientii cu contracte (discount-uri sau preturi speciale, termen de plata contractual, modalitati de plata – cash, op, cec, BO etc);
- Analiza dinamica a comenzilor realizate/nerealizate, evolutie procentuala, valorica, pe tipuri de servicii, a dinamicii nerealizarilor pe “motive de refuz”, analiza a evolutiei indeplinirii unor criterii de performanta (KPI) – inclusiv raportare „in timp real” pe smartphone sau tableta la nivel de midlle management sau de top management, inclusiv rapoarte si centralizatoare mentionate mai sus in cadrul comenzilor de transport.