.jpg)
Studiu de caz Ascent CRM: managementul oportunitatilor de vanzare
Domnul A are o firma de distributie piese de masini. Desi criza economica i-a afectat vanzarile el a reusit sa isi creasca cota de piata facand lucrurile altfel decat concurenta: a fost mai aproape de clientii sai oferindu-le o experienta personalizata si o deservire exact pe nevoile acestora.
Astazi el tocmai analizeaza activitatea agentilor pe zona de vest. Intr-un panou cu indicatori poate vedea numarul de oportunitati de vanzare deschise cu stadiul in care se afla.
De asemenea poate vedea numarul de intalniri pe ultima perioada avute de fiecare agent, numarul de telefoane date, concluziile intalirilor si follow-up-urile programate.
Pe baza criteriilor introduse in sistem (precum: etapa vanzarii, competitie, factori de decizie) el poate avea un calcul de probabilitate a inchiderii cu succes si o cifra de vanzari probabila pe perioada analizata.
In functie de aceste date isi da seama ca pentru a realiza target-ul de crestere de anul acesta trebuie sa faca un push in piata, echipa lui de agenti sa fie mai agresiva si sa cresca numarul de vizite la potentiali client. El poate lua aceste decizii inaintea competitiei si evitand astfel sa constate doar niste cifre cand e deja prea tarziu.
Trece apoi la graficele de evolutie pe accounturi si analizeaza care sunt produsele tractor cu cele mai mari vanzari si cum ar putea sa le combine cu o oferta pentru articole cu rulaj mai mic.
In final trimite un e-mail catre agenti cu KPI stabiliti (key performance indicators) care exprima clar performanta echipei dar si a fiecaruia individual.
Studiu de caz Ascent CRM: managementul serviciilor
Domnul B si Doamna M au o firma de inchiriere copiatoare si imprimante digitale. Afacerea lor este destul de simpla dar necesita o masurare exacta a serviciilor oferite fiecarui, o mentenanta preventiva si un control riguros al costurilor.
Echipele de tehnicieni trebuie sa viziteze regulat fiecare locatie unde au un echipament, sa realimenteze cu consumabilele potrivite, sa execute operatiile de intretinere necesare, sa noteze contorul pentru copii alb-negru si color si sa constate alte eventuale evenimente.
Pentru ca deplasarea lor sa fie optima ei primesc in fiecare dimineata un Ordin de lucru care cuprinde:
- ruta optima cu locatiile pe care trebuie sa le viziteze cu timp estimat de deplasare si executie
- istoricul recent pe fiecare echipament
- bon de ridicare din magazine si aviz de insotire pentru lista de consumabile pe care trebuie sa le ia cu el
- Proces verbal de constatare pre-tiparit
Dupa fiecare vizita el poate introduce constatrile (ex: contorul actual) direct pe telefonul sau cu sistem de operare Android, iOS sau Blackberry.
La sediu, Doamna M de la aprovizionare vede in timp real consumurile si poate comanda rapid consumabilele si piesele de schimb necesare astfel incat sa stocurile sa fie la un nivel just-in-time.Tot ea poate genera foarte usor facturile lunare catre Clienti care cuprind abonamentul, consumrile efective si eventualele interventii extraoddinare. Poate face asta folosind modulul de management al contractelor in care este stabilit tipul de abonament, tarifele personalizate pe fiecare Client, nivelul serviciului (SLA) si serviciile la care are acces.
La finalul lunii poate centraliza din sistem toate devizele de lucrari asfel incat sa bonuseze tehnicienii care au dat dovada de o performanta deosebita.
Domnul X se ocupa si cu dezvoltarea afacerii prospectand in permanenta potentiali Clienti. Foloseste pentru aceasta functionalitatile de Management al Oportunitatilor (baza de contacte, generare oferte, istoric comunicare, previziune vanzari, etc).
Astfel cu 2 oameni la sediu pot gestiona o echipa de 12 tehnicieni prin care ofera servicii catre peste 200 de Clienti!
Studiu de caz Ascent ERP - ETG Sollini, Ravitex, Grosvenor
Problema
Analiza
In compania ETG Sollini - specializata in distributia nationala a accesoriilor si materiilor prime pentru industria de productie de incaltaminte, functiona in anul 2009 un sistem de gestiune si contabilitate care permitea editarea facturilor si controlul relativ al stocurilor si in general al proceselor de receptie si facturare. Nu exista un control al comenzilor de la clienti decat prin evidente in programe office si nu se puteau genera cu exactitate necesarul de aprovizionare confruntant automat comenzile de la clienti cu stocul. Situatiile realizarilor fortei de vanzare directa arondate celor trei puncte de vanzare regionale - nu erau usor de generat si existau din aceasta cauza divergente cauzate de acuratetea informatiilor pe care se baza intregul sistem de motivare al agentilor comerciali.
Parte a problemei am enuntat-o in paragraful anterior. La aceste aspecte sesizate mai sus, putem adauga inconsistenta rapoartelor de incasari, credit controlului si al diferentelor de curs ce interveneau intre momentul receptionarii (cele mai multe repere provin din receptii intracomunitare) si momentul vanzarii, respectiv al incasarii - ceea ce afecta calculul unei marje nete de adaos reala. Datorita lipsei unui sistem care sa centralizeze la depozitul central comenzile, si sa genereze necesarul de aprovizionarea - erau situatii cand satisfacerea comenzilor de client era partiala, sau se comanda la furnizor in baza unor previziuni e vanzare mai degraba empirice.
Solutie
Ascent ERP si echipa de consultanti ai Ascent Soft - au adus in atentia proprietarului business-ului instrumentele de care poate beneficia implementand Ascent ERP. Datorita scepticismului inerent datorat schimbarii unei solutii software care in 6 luni dupa implementare inca nu-si aratase eficienta - managementul companiei a decis implementarea Ascent ERP - rapida, si pe module de baza pentru inceput. Astfel s-a implementat modulul de gestiune (Inventory), cel de Comenzi Clienti - respectiv politica comerciala - in mai putin de 4 luni.
Situatie actuala
In ciuda comunicarii mai dificile initial - datorita discutiilor via INTERNET cu actionariatul companiei a carui prezenta in Romania era sporadica - si a personalului care era la al treilea sistem utilizat in companie in ultimul an (2010-2011), respectiv a neintelegerii exacte de catre consultantii nostrii a asteptarilor legate de aplicatia ERP la nivelul de management si operational specific Sollini, s-a reusit preluarea datelor istorice, integrarea tuturor fluxurilor de activitati intr-un sistem unitar cu functionare on-line la toate cele 3 puncte de lucru aflate din Timisoara, Bucuresti sau Oradea. Dupa stabilizarea implementarii pe modulele de baza, Ascent ERP a castigat incredere in fata clientului, astfel ca s-au implementat toate modulele care tin de un flux "supply chain" complet. Astazi exista date istorice pentru analiza, sistemul ERP centralizeaza comenzile venite de la clienti, respectiv cele pentru stoc al depozitelor companiei la sediul central, de unde se emite in mod facil comanda catre furnizorii externi. Sistemul propune automat la sosirea marfii, prin intermediul receptiilor - caror locatii sau parteneri sa se faca livrarea in functie de originea comenzilor (comenzi provenite de la clienti din Bucuresti, Oradea, Timsioara, etc) - generand automat avize catre punctele de lucru, care "inchid" comenzile acestora. Loturile de marfa sosite pe o comanda a clientului sunt rezervate pentru acel client - neputand fi livrate altcuiva decat in cazul "deblocarii lor" de catre un utilizator cu drepturi largite care isi asuma decizia. Acuratetea controlului stocurilor a crescut, credit controlul se face usor si in timp real, comenzile unor clienti rau platnici sunt plafonate prin atentioanarea legata de limita de creditare inca de la preluarea acestora, iar situatiile de vanzari ale agentilor si calcule de comisioane sunt clare si fara echivoc.
Problema
STUDIU DE CAZ RAVITEX
In compania RAVITEX SRL, specializata in servicii de transporturi si Logistica, exista un control al proceselor aferente curselor externe pentru satisfacerea comenzilor diversilor clienti ce se facea prin raportarea in EXCEL, si prin situatii scriptice dificil de administrat intr-un mod dinamic, mai ales datorita faptului ca aceasta companie s-a dezvoltat foarte mult (de la 2 camione in 2006 pana la apoximativ 100 de camioane in 2012). Probleme esentiale erau legate de gestionarea parcului propriu, a comenzilor de la beneficiari privind cursele cu incarcare exclusiva sau grupaj, analiza si gestionarea activitatilor dispecerilor, a activitatilor de service (atelier) derulate in "regie proprie".
SOLUTIE
Solutia propusa de partenerul Ascent Soft, care pe parcursul derularii parteneriatului de 4 ani cu compania Ravitex a venit cu mai multe propuneri pentru un "supply chain management" complet in ceea ce priveste procesele aferente sistemului total de produs-serviciu al Ravitex - a fost "maparea" tuturor proceselor in cadrul sistemului Ascent ERP, incepand cu managementul solicitarilor de la client (Request for Quotation) pana la preluarea comenzilor de transporturi atat prin intermediul parcului propriu cat si in regim de casa de expeditie, controlul documentelor aferente cursei (dosarului) si facturarea acestor curse/respective urmarirea incasarilor, si celelate situatii de tip "analiza de business" pe care o sa le regasiti exemplificate in randurile de mai jos.
Procesele, facilitatile de operare/centralizare si situatiile dipsonibile pentru managementul operational, dar si pentru top management sunt:
- Oferta client-acceptare oferta sau refuz (motiv refuz pt analiza ofertelor refuzate), transformarea ofertei in comanda, istoric oferte si preturi;
- Comanda transport multivaluta cu evidentierea datelor de incarcare/descarcare, cost comanda-casa expeditii, pret comanda, upload documente CMR , status comanda;
- Confirmare comanda procesata catre client, automat de catre serverul de date al Ascent ERP;
- Limita de creditare evidentiata pe clienti din momentul procesarii comenzii;
- Factura automata la comanda sau comezi care indeplinesc conditiile de facturare-upload CMR pe serverul de date;
- Intergrare cu website si plasarea comenzilor clienti - preluate automat in aplicatie;
- Reflectarea automata a comenzilor facturate in financiar sub forma de centru de cost venit (numar de identificare cap tractor sau ansamblu);
- Analize diverse: comenzi procesate de dispeceri, analiza centre de cost-venit la nivel de comanda client sau numar dosar(numar de cursa), marje nete de adaos pe comanda client, costuri/km, pret/km, consumuri lunare pe masini etc;
- Evidente finaciar-contabile, calculul automat al diferentelor de curs valutar, reevaluari lunare a soldului, balante, jurnale tva, bilant contabil, declaratii 394, 390 , 300, intrastat, 100, 101 etc;
- Amortizari, obiecte de inventar si salarii;
- Factura multivaluta in functie de comanda client;
- Evidentierea si urmarirea cheltuelilor parcului auto propriu ex: stocuri minime, receptii, bonuri de consum, obiecte de inventar, custodii furnizori;
- Evidenta seriilor unice pe anvelope, pozitii posibile de montaj in functie de tip masina (20t, 7.5t etc);
- Urmarirea verificarilor lunare pe tip masina;
- Comanda service in regim propriu sau terti – istoric masina, manopere mecanici, garantii etc.
- Managementul documentelor si a datelor de expirare pe masini si soferi inclusiv istoric pe soferi;
- Intergrarea aplicatiei prin sistemul GPS de pe masini si comunicarea prin mesaje text cu fiecare masina(ex: descarcat in locatia, locatii de descarcare – procesate de dispeceri etc.)
- Oportunitati de incarcare in functie de datele de descarcare si pozitia masinii sincronizata via gps cu o anumita frecventa;
- Istoric soferi - abateri, penalizari evenimente;
- Warehouse management system - harta locatiei, locatii – adresa si tipul, intrari-iesiri validate cu cititoare de coduri de bare, locatii de piking, analize miscari etc;
- Evidentiere contracte clienti si furnizori;
- Numar nelimitat de utilizatori si locatii de procesare date;
- Acces web si raportari pe smartphone pentru manageri;
Solutie
STUDIU DE CAZ GROSVENOR ELECTRONICS
PROBLEMA
Managerul Grosvenor Electronics a exprimat problema in felul urmator: "controlul si gestionarea comenzilor, implicit a stocurilor - pentru a putea satisface cat mai repede comenzile clientilor nostrii, diminuand timpul de livrare catre acestia, luand in considerare gestionarea optima a lungimii-stocului".
SOLUTIE
Implementarea Ascent ERP cu modulele Ascent IS - Inventory Solution, Ascent DIS - Solutia de Distributie si Ascent SCM - modulul de gestionare a comenzilor si celorlalte procese de natura "supply chain".
In urma implementarii solutiilor Ascent ERP procesele noastre se deruleaza intr-un mod fluent. Comenzile clientilor nostrii sunt gestionate eficient, reusind sa centralizam necesarul de aprovizionare pentru a satisface comenzile clientilor intr-un mod eficient - si cu resurse umane reduse. Sistemul ne "spune" ce sa comandam, cand sa comandam si ne avertizeaza in momentul generarii comenzilor noi de aprovizionare, ca anumite repere sunt "in tranzit" (in curs de receptionare) - ceea ce ne face sa avem intotdeuna marfa pregatita pentru client, luand in considerare "istoricul consumului acestuia" - si reducand la maxim "stocurile neperformante".
Schimbul continuu de informatii si know-how, conlucrarea stransa in general cu echipa Ascent Soft, ne-au ajutat sa modelam "procesele" la un nivel optim pentru compania noastra si sa atingem o eficienta operationala pe care ne-am fixat-o ca obiectiv strategic in cursul anului 2009. Datorita implicarii si orientarii spre solutii si rezultat a colegilor de la Ascent Soft - am ajuns sa atingem acest obiectiv, intr-un timp nesperat - 6 luni. Catalin Naidin - manager Grosvenor Electronics.